Þjóðskjalasafn segir opinber gögn þurfa að varðveita óháð því hvaða samskiptaforrit er notað. Forsætisráðuneytið setur engar sérstakar skorður við notkun Signal. Samskipti ráðherra og aðstoðarmanna þeirra sem varða starfsemi ráðuneyta þurfa að varðveitast óháð því hvort þau fara fram með tölvupósti, SMS eða í dulkóðuðum samskiptaforritum á borð við Signal. Sé skjölum sem varðveita ber eytt án heimildar getur það varðað brot á lögum um opinber skjalasöfn.
Þetta kemur fram í svörum Þjóðskjalasafns Íslands og Forsætisráðuneytisins við fyrirspurn Nútímans í kjölfar umfjöllunar RÚV um Signal-skilaboð sem Guðbjörg Ingunn Magnúsdóttir, þáverandi aðstoðarmaður Guðmundar Inga Kristinssonar, sendi honum í aðdraganda þess að hann lét af embætti ráðherra.
Skilaboðin vöktu athygli ekki aðeins vegna innihalds þeirra heldur einnig vegna þess að þau fóru fram í Signal, dulkóðuðu samskiptaforriti þar sem meðal annars er hægt að stilla skilaboð þannig að þau eyðist sjálfkrafa.
Nútíminn spurði því Forsætisráðuneytið og Þjóðskjalasafn hvaða reglur giltu um slík samskipti ráðherra og aðstoðarmanna þeirra og hvernig tryggt væri að opinber gögn glötuðust ekki þegar samskipti færu fram utan upplýsingakerfa Stjórnarráðsins.
Innihaldið ræður – ekki samskiptaforritið
Í svari Forsætisráðuneytisins kemur fram að ráðuneytum sé samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn skylt að skrá mál sem koma til meðferðar og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.
Sighvatur Arnmundsson, upplýsingafulltrúi Forsætisráðuneytisins, segir að skráningarskyldan ráðist af innihaldi upplýsinganna en ekki því formi sem þær eru á.
„Þannig snýr skráningarskyldan að innihaldi gagna/upplýsinga en ekki formi þeirra.“
Stjórnarráðið hefur sett reglur um skráningu formlegra og óformlegra samskipta í málaskrá ráðuneyta.
Engar sérstakar skorður hafa hins vegar verið settar við notkun Signal eða annarra einstakra samskiptaforrita.
„Ekki hafa verið settar skorður við notkun einstaka samskiptaforrita né sérstakar reglur um einstaka forrit heldur vísast til fyrrnefndra reglna.“
Forsætisráðuneytið segist jafnframt ekki hafa upplýsingar um hversu útbreidd notkun Signal sé meðal ráðherra og aðstoðarmanna þeirra.
Ráðherrar og aðstoðarmenn þeirra hafi þó fengið fræðslu um skráningarskyldu gagna og samskipta.
Signal-skilaboð þarf að flytja inn í skjalakerfi
Svar Þjóðskjalasafns er enn afdráttarlausara um það hvernig fara skuli með gögn sem verða til utan upplýsingakerfa hins opinbera.
Njörður Sigurðsson aðstoðarþjóðskjalavörður segir í svari við fyrirspurn Nútímans að varðveisluskyldan sé óháð því hvaða hugbúnaður sé notaður.
Ef upplýsingar sem varða starfsemi stjórnvalds koma fram í tölvupósti, SMS eða öðrum samskiptaforritum beri að varðveita þær og skrá.
Þjóðskjalasafn segir jafnframt sérstaklega að ef skjölin eru í hugbúnaði utan upplýsingakerfa stjórnvaldsins þurfi að færa þau yfir í skjalavistunarkerfi þess.
„Ef skjölin eru í hugbúnaði sem stendur fyrir utan upplýsingakerfi viðkomandi aðila ber honum að sjá til þess að flytja skjölin yfir í sín skjalavistunarkerfi.“
Og safnið nefnir sérstaklega einfalda leið til þess þegar tæknilegar lausnir skortir:
„Ef ekki eru tæknilegar úrlausnir til að flytja skjölin yfir í skjalavistunarkerfi að þá getur verið úrræði að taka skjámynd og vista hana þannig í skjalavistunarkerfinu.“
Það er athyglisvert í samhengi við mál Guðmundar Inga, enda er það einmitt skjáskot af Signal-samskiptunum sem nú hefur komið fyrir sjónir almennings.
Sjálfseyðandi skilaboð undanþiggja ekki varðveisluskyldu
Nútíminn spurði Þjóðskjalasafn sérstaklega um svokölluð disappearing messages í Signal, þar sem hægt er að láta skilaboð eyðast sjálfkrafa að ákveðnum tíma liðnum.
Engar sérstakar reglur hafa verið settar um notkun slíkra eiginleika.
Það breytir þó ekki varðveisluskyldunni.
Þjóðskjalasafn segir að ef samskiptin varða starfsemi viðkomandi stjórnvalds verði að færa þau yfir í skjalavistunarkerfi þar sem þau séu aðgengileg þegar á þarf að halda.
En hvað gerist ef það er ekki gert og skilaboðin hverfa?
Svar Þjóðskjalasafns er skýrt:
„Ef skjölum sem hafa orðið til, borist eða er viðhaldið við starfsemi á vegum afhendingarskylds aðila er eytt án þess að heimild skv. 1. mgr. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn liggi fyrir varðar það brot á þeim lögum.“
Þjóðskjalasafn tekur jafnframt fram að engu máli skipti í hvaða hugbúnaði gögnin urðu til.
Voru skilaboðin til Guðmundar Inga varðveisluskyld?
Þarna liggur hins vegar mikilvægur fyrirvari.
Nútíminn spurði Þjóðskjalasafn beinlínis hvort samskipti á borð við þau sem Guðmundur Ingi fékk, þar sem aðstoðarmaður ráðherra ræddi við ráðherra um mögulega afsögn hans úr embætti, væru þess eðlis að þau ætti að varðveita.
Þjóðskjalasafn tekur ekki beina afstöðu til þess.
Safnið segist ekki hafa skoðað umrædd skilaboð sérstaklega eða metið hvort þau hafi orðið til vegna starfsemi viðkomandi ráðuneytis og tengist lögbundnum verkefnum þess.
Þar skiptir máli að ráðherra gegnir í raun tveimur hlutverkum: annars vegar sem stjórnvaldshafi og hins vegar sem pólitískur stefnumótandi.
Skjöl sem verða til hjá ráðherra sem stjórnvaldshafa og tengjast starfsemi ráðuneytisins skulu varðveitt. Sama gildir um skjöl aðstoðarmanns ráðherra sem varða starfsemi ráðuneytisins.
Öðru máli gegnir um pólitísk samskipti.
„Skjöl sem verða til hjá ráðherra sem pólitísks stefnumótunaraðila eða í flokkspólitísku starfi, og hjá aðstoðarmanni hans, teljast almennt ekki vera hluti af skjalasafni ráðuneytisins og myndu því ekki falla undir lög um opinber skjalasöfn.“
Spurningunni um skilaboð Guðmundar enn ósvarað
Svör stjórnvalda draga því nokkuð skýra línu.
Ráðherrar og aðstoðarmenn þeirra mega nota Signal og Stjórnarráðið hefur ekki sett sérstakt bann við notkun forritsins.
Sé Signal hins vegar notað til samskipta sem varða starfsemi ráðuneytis gilda sömu reglur um skráningu og varðveislu og um önnur gögn. Þau þarf þá að færa úr forritinu yfir í skjalavistunarkerfi ráðuneytisins og þeim má ekki eyða án heimildar.
Eftir stendur því lykilspurningin í máli Guðmundar Inga:
Voru Signal-skilaboðin sem honum voru send varðveitt í skjalavistunarkerfi ráðuneytisins – eða voru þau metin sem pólitísk samskipti sem féllu utan skjalavörsluskyldunnar?
Nútíminn mun leita svara við þeirri spurningu.
